Les documents sur papier sont toujours très présents dans les entreprises et ils nécessitent une gestion attentive. Les tampons encreurs permettent d'apposer facilement une mention particulière répétitive comme une date, un numéro, des coordonnées ou même une signature.
Il en existe de différents formats, standards ou de poche pour être faciles à transporter. Ce guide complet vous présente tout ce qu'il faut connaître sur le tampon encreur afin de faire le meilleur choix : utilité, types, critères d'achat, fournisseur...
À quoi sert un tampon encreur ?
Les usages d'un tampon d'encreur sont variés. Ils ont une utilité au quotidien dans les services administratifs d'une entreprise. Ils sont munis d'une recharge d'encre sur laquelle s'imbibe une empreinte en caoutchouc ou polymère. Un manche aide ensuite à apposer l'empreinte sur le papier ou la surface à imprimer.
Un des usages les plus courants est la datation. Un tampon encreur sert à dater un document en apposant la date de réception, de traitement, d'archivage, etc.
Un tampon encreur permet également de numéroter un document par ordre d'arrivée, de traitement, etc.
La possibilité d'intégrer un texte libre permet de composer un tampon personnalisé avec les coordonnées de l'entreprise : adresse, téléphone, mail, Siret, numéro de TVA intracommunautaire. Des mentions légales comme l'immatriculation de l'entreprise sont à communiquer très souvent et il est pratique de les avoir à disposition facilement par le biais d'un tampon encreur.
Pour authentifier un document, il est même possible de se servir d'un tampon pour imprimer une signature sur des documents.
Enfin, le tampon encreur est pratique pour organiser les documents et mettre en avant une action à réaliser, grâce à des formules standards courantes comme "Payé", "Copie", "Rappel", "Urgent", "Relance", etc.
Que dit la loi ?
Ce qui est apposé sur un document avec un tampon encreur n'a aucune valeur légale. Les informations tamponnées ne peuvent donc qu'être indicatives. Pour qu'elles soient officielles, elles doivent impérativement être accompagnées d'une signature manuscrite.
Les différents types de tampons encreurs
Un tampon encreur permet d'apposer facilement différents marquages sur les documents. On distingue plusieurs types de tampon encreur.
Le tampon encreur standard
Il existe une foule de tampons encreurs avec des mentions courtes destinées à être répétées sur un grand nombre de documents. Des marquages comme "Payé", "Confidentiel", "Urgent", "Relance", etc. permettent d'attirer l'attention sur l'état du document ou d'organiser des archives.
De nombreux modèles existent avec un large choix de mentions utiles.
Ce type de tampon est souvent manuel et de petite taille.
Le tampon encreur personnalisé
Le tampon encreur personnalisable est très couramment utilisé, car il permet d'intégrer des mentions personnelles d'identification comme les coordonnées de l'entreprise avec ses numéros d'identification : raison sociale, adresse postale, mail, téléphone, Siret, code APE, numéro de TVA intracommunautaire... En apposant une signature manuscrite, ces informations ont une valeur légale. C'est ce qu'on appelle le "cachet de l'entreprise" et l'apposer sur un document est souvent demandé dans le cadre d'une contractualisation.
Il est souvent possible de personnaliser les inscriptions avec le logo de l'entreprise, par exemple.
Comment personnaliser un tampon encreur pour une entreprise ?
Les éléments qu'il est conseillé de faire apparaitre sur un cachet d'entreprise sont le nom et la raison sociale, l'adresse du siège social, le numéro de téléphone, l'adresse mail, le numéro Siret et code APE, le numéro de TVA intracommunautaire et le capital de la société.
Il est conseillé de garder une bonne lisibilité du tampon avec une police de taille minimum de 9.
Idéalement, mieux vaut limiter la personnalisation d'un tampon encreur à une longueur de texte de trois lignes pour garder un maximum de lisibilité.
Le tampon encreur dateur
Il sert pour tracer les documents papier de l'entreprise (facture, devis, bon de commande, etc.) et les classer selon leur date chronologique d'arrivée, de traitement, d'échéance... Certains modèles associent la date avec un texte ("reçu le...", "traité le...", etc.). Le format de la date peut respecter la norme ISO avec le jour, le mois et l'année au format JJ/MM/AAAA ou mentionner le nom du mois.
La date se modifie généralement à l'aide d'une molette.
Le tampon encreur numéroteur
Ce type de tampon permet d'intégrer un numéro. L'incrémentation s'effectue manuellement ou automatiquement.
Le tampon sécurité
Ce type de tampon masque les données sensibles qui apparaissent sur des documents à transmettre à des tiers. Il peut s'agir de données personnelles à protéger ou des informations importantes pour l'entreprise qu'il est préférable de ne pas divulguer. Le tampon sécurité permet, par exemple, d'éviter toute usurpation d'identité.
Le tampon encreur pour textile
Pour pouvoir inscrire facilement un nom sur un tissu, il existe des tampons encreurs pour vêtement. Le marquage est durable. L'encre utilisée est adaptée au tissu et résiste aux lavages.
Comment choisir un tampon encreur ?
Le choix d'un tampon encreur dépend du besoin qu'il est destiné à couvrir : apposer une date, une mention, un numéro, un texte personnalisé... Votre besoin détermine le type de tampon. D'autres critères sont ensuite à prendre en compte pour choisir un modèle de tampon encreur adapté.
La possibilité de personnaliser
C'est le premier critère à définir pour choisir le type de tampon encreur dont vous avez besoin.
Le matériau et le mécanisme du tampon encreur
Le matériau avec lequel le tampon encreur est conçu est lié à son mécanisme de fonctionnement. L'intensité et la fréquence d'utilisation du tampon encreur détermine le type de matériau à choisir.
Un tampon encreur en bois
Un tampon encreur en bois s'utilise manuellement à l'aide d'un encreur séparé. Les manipulations sont donc nombreuses et il est préférable de l'utiliser de façon peu fréquente. Il est néanmoins léger et peu encombrant. C'est un outil traditionnel sur un bureau.
Un tampon encreur en plastique
Un tampon encreur en plastique est souvent peu encombrant et léger à manipuler. La prise en main assez limitée le destine plutôt à un usage peu fréquent à modéré.
Un tampon encreur à structure métallique
Un tampon encreur à structure métallique est plus lourd et plus robuste. Il est adapté à un usage intensif grâce à une prise en main facile. L'impression est rapide.
Top Ventes tampons encreurs
Le format de l'empreinte
Le format de l'empreinte influe directement sur les dimensions du tampon encreur.
L'empreinte est souvent rectangulaire, mais elle peut aussi parfois être carrée, rond, ovale ou adaptée à un format particulier en fonction de l'usage auquel le tampon est destiné. Par exemple, le format peut être adapté à des cartes de fidélité, des chèques (pour apposer le nom du destinataire facilement) ou encore des œufs. Un tampon dateur pour œuf est alimenté en encre alimentaire.
Pour les empreintes rectangulaires, lorsqu'il s'agit d'un tampon encreur personnalisable, le premier critère de sélection est souvent lié au nombre de lignes dont on a besoin pour écrire le texte souhaité. L'empreinte peut aussi être composée de plusieurs éléments : textes de différentes tailles et image.
Comment faire un tampon soi-même ?
Des kits sont vendus avec un tampon et une cartouche d'encre accompagnés d'un caoutchouc rainuré et d'un jeu de différents caractères. Avec une pince, il s'agit de composer soi-même un texte personnalisé en glissant les caractères dans la petite semelle de caoutchouc.
Les dimensions du tampon
Le tampon encreur peut être destiné à être transporté facilement. Certains modèles sont des tampons encreurs de poche pour faciliter l'usage en extérieur. L'usage doit être ponctuel. Il existe même des tampons encreur stylos, particulièrement fonctionnels et élégants pour un usage ponctuel.
L'encre
Le module d'encrage peut être intégré ou séparé. Les tampons encreurs à encrage séparé sont particulièrement durables et se distinguent par leur longévité. Ils sont cependant moins pratiques à l'usage et ne sont pas destinés à un usage intensif.
Les modèles de tampons encreurs avec un système d'encrage automatique intégré sont munis de cassettes d'encre à changer régulièrement ou à alimenter manuellement en encre.
Il existe des cassettes d'encre en plusieurs coloris. Le choix de la couleur de l'encre se fait en fonction de l'usage du tampon : l'identification de l'entreprise est de préférence en noir, des mentions de classement sont généralement en rouge.
Les normes environnementales en vigueur font que les encres sont élaborées à base d'eau.
Certains tampons encreurs permettent de composer une empreinte avec des éléments de différentes couleurs : le nom de l'entreprise dans une couleur, les coordonnées dans une autre couleur, le logo dans une troisième couleur, etc.
La qualité de l'encre est importante à prendre en compte pour obtenir une impression nette et précise avec un rendu qualitatif.
L'ergonomie
Un tampon encreur utilisé fréquemment doit être suffisamment ergonomique avec des zones de préhension agréables et conçues de façon à ce que l'utilisateur n'entre pas en contact avec l'encre. Cela évite les traces d'encre pénibles à gérer, notamment dans un contexte administratif. Les cassettes d'encre doivent également être faciles à remplacer ou à recharger.
Le budget
Le prix d'un tampon encreur peut aller jusqu'à plus d'une centaine d'euros pour les modèles professionnels avec plusieurs lignes personnalisables. Un modèle de moyenne gamme personnalisable en plastique pour un usage modéré nécessite un budget de quelques dizaines d'euros.
Les consommables
Il faut penser à se fournir régulièrement en consommables, à savoir essentiellement les recharges de cartouches d'encre. Veillez à utiliser des encres qui ne sèchent pas afin de ne pas être obligé de limiter votre utilisation dans le temps.
Où acheter un tampon encreur ?
Différentes grandes marques reconnues fabriquent des tampons encreurs de qualité. C'est le cas de Trodat, leader du marché.
Les produits Trodat, comme ceux d'autres grandes marques telles que Colop, Reiner ou Shiny, se trouvent facilement dans les boutiques en ligne des fabricants ou les sites d'e-commerce généralistes.
Les magasins spécialisés fournitures de bureau sont également parfaits pour prodiguer des conseils et vendre des produits adaptés.
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