Imprimante photocopieuse : types, avantages, fonction et prix

L'imprimante photocopieuse est, encore aujourd'hui, un équipement indispensable que ce soit à titre professionnel ou dans un cadre privé. Malgré le développement du numérique, faire une copie de document ou imprimer un courrier à envoyer est toujours incontournable dans la vie quotidienne.

Choisir le bon appareil d'impression et de reprographie n'est pas simple. Il existe, en effet, différents types d'imprimantes et aussi de nombreux modèles avec diverses fonctionnalités.


Avec ce guide complet sur l'imprimante photocopieuse, nous vous aidons à déterminer quelle est le modèle qui correspond à vos besoins. Vous saurez aussi comment optimiser son utilisation.

Qu'est-ce qu'une imprimante photocopieuse ?

Une imprimante photocopieuse assure non seulement des tâches d'impression en étant reliée à un appareil informatique (ordinateur, tablette, téléphone...), mais aussi une fonction de reproduction simple d'un document papier. Elle est à la fois une imprimante et un photocopieur.

Une imprimante photocopieuse est une imprimante multifonction. Elle permet de réaliser des impressions et des photocopies, mais aussi de numériser des documents et d'envoyer des fax. Elle est aussi parfois appelée copieur multifonction ou multicopieur.

exemple  Photocopieuse de bureau

Quelles sont les différences entre imprimante et photocopieuse ?

Une imprimante est un périphérique relié à un autre appareil, souvent un ordinateur. Elle exécute des travaux d'impression conçus à partir d'un matériel informatique. Une imprimante permet d'imprimer sur support papier des documents administratifs, des photos, etc.

Un photocopieur, appelé aussi copieur ou photocopieuse, fonctionne de façon autonome et n'a pas besoin d'être relié à un autre appareil. Il reproduit un document déjà existant sur papier, en noir et blanc ou en couleur, selon ses fonctionnalités.

Pourquoi s'équiper d'une imprimante photocopieuse ?

Les entreprises, les collectivités, les associations, les cabinets d'avocats, les offices notariaux, les établissements d'enseignements, etc. ne peuvent pas se passer des impressions et des copies sur papier. Cette démarche fait partie intégrante du fonctionnement de leurs services et sont même indispensables à la réalisation de leurs missions. S'équiper d'une photocopieuse professionnelle est indispensable pour toutes les structures, quelle que soit leur taille.

Dans le cadre privé, les occasions d'imprimer et de copier des documents sont également nombreuses (un courrier, un cours, une facture...). Une imprimante photocopieuse est toujours un équipement indispensable à l'organisation d'un foyer.

Bureau avec un ordinateur et une imprimante

Pourquoi utiliser une imprimante multifonction ?

Utiliser une imprimante photocopieuse revêt de nombreux avantages.

Gagner de la place

Une imprimante multifonction remplace plusieurs appareils (photocopieur, imprimante, fax, scanner...). On gagne ainsi en place et en praticité.

Acheter un seul appareil

Un seul appareil multifonction revient moins cher que l'achat de chaque appareil cumulé.

Reproduire rapidement une grande quantité de documents

Les imprimantes photocopieuses professionnelles permettent de reproduire de nombreux  documents en très peu de temps.

Partager l'utilisation

Une imprimante multifonction peut se connecter en réseau, c'est-à-dire être reliée à plusieurs appareils informatiques. C'est avantageux dans les structures professionnelles où l'usage de l'imprimante est centralisé, tout comme dans les environnements privés. Cette fonctionnalité permet d'éviter d'investir dans plusieurs appareils, quel que soit le nombre d'utilisateurs.

Dans une structure d'entreprise, utiliser une photocopieuse professionnelle a d'autres atouts supplémentaires non négligeables.

Gagner du temps

Les appareils professionnels sont généralement dotés d'un module chargeur : les documents, réunis en dossiers, sont reproduit facilement en grande quantité, en plusieurs exemplaires et peuvent même être agrafés individuellement.

Répondre à des besoins divers

L'utilisateur dispose de formats et de types de papier différents grâce à des bacs multiples utilisables selon les besoins : format A4 ou A3, papier fin ou plus épais, papier de couleur, etc. Chaque type est à disposition en permanence. Il ne reste plus qu'à sélectionner le bac qui convient.

En fonction du modèle d'imprimante photocopieuse, les fonctionnalités varient, mais elles sont généralement nombreuses à faciliter le travail quotidien. Les options se gèrent directement à partir d'un écran positionné sur la machine : réduire, agrandir, améliorer l'impression par rapport au document d'origine...

Faire des économies

La copie recto verso permet de reproduction rapidement des documents en utilisant deux fois moins de papier. Cette option permet aussi de diffuser et d'archiver plus facilement les documents qui prennent ainsi moins de place.

Obtenir des documents de qualité

On l'oublie parfois, mais utiliser une imprimante photocopieuse professionnelle permet de disposer de documents qualitatifs. L'impression, qu'elle soit jet d'encre ou laser, est de haute qualité.

Petite histoire de la photocopieuse

C'est l'américain Chester Carlston qui est à l'origine du premier brevet pour l'invention d'un système d'électrophotographie, en 1938. En 1947, une petite société s'intéresse au procédé et le rachète en le renommant xérographie. C'est ainsi que la société Xerox est née. Elle a développé le procédé pendant 14 ans avant de commercialiser le premier copieur automatisé en 1959.

Les différents types de photocopieurs

Il existe un grand nombre de photocopieurs différents, avec des caractéristiques qui leur sont propres. On distingue généralement au moins les trois types suivants de photocopieurs.

Le photocopieur analogique

Il permet de reproduire des documents en noir et blanc ou en couleur, mais ne propose pas d'autres fonctionnalités et ne peut pas être connecté à un réseau. Il fonctionne de manière totalement indépendante. Il est moins cher à l'achat qu'un photocopieur numérique. Les photocopieurs analogiques sont de moins en moins courants.

Le photocopieur numérique

Les copies sont de meilleure qualité qu'avec un copieur analogique, il est plus performant et peut se connecter à un réseau. Il peut être multifonction et il est de plus en plus répandu.

Le duplicopieur

Il est destiné à produire rapidement de gros volumes de photocopies. Il prend beaucoup de place et il est destiné aux grandes entreprises avec d'importants besoins de reprographie.

Comment choisir une imprimante photocopieuse ?

L'imprimante photocopieuse est un outil incontournable présent dans toutes les entreprises. De nombreuses marques proposent leurs modèles avec différentes fonctionnalités. Avant d'acheter une imprimante multifonction jet d'encre ou laser, il est important de faire le point de certains critères de choix à prendre en compte.

Imprimante jet d'encre

Le type d'impression

Il existe deux types d'imprimantes multifonctions qui se définissent par la technologie utilisée pour l'impression.

Les imprimantes multifonctions à jet d'encre

Les imprimantes à jet d'encre sont répandues essentiellement parmi les modèles destinés au grand public. Elles utilisent des cartouches d'encre.

Les imprimantes jet d'encre sont généralement moins chères à l'achat par rapport aux imprimantes laser. Par contre, les cartouches se changent très régulièrement et ce type d'imprimante finit par coûter relativement cher à l'utilisation, lorsqu'on ramène le prix au coût d'une impression.

Lorsque l'imprimante jet d'encre reste un moment sans être utilisée, il faut lancer un cycle de nettoyage des têtes d'impression afin d'éviter qu'elles se bouchent. Or cette procédure de nettoyage est gourmande en encre. L'autre aspect plutôt négatif est qu'une copie est plus longue à se réaliser qu'avec une imprimante laser.

Les imprimantes jet d'encre sont souvent compactes et donc très adaptées à un usage domestique. Elles s'intègrent facilement dans un environnement bureautique privé.

Enfin, elles assument un vrai rôle polyvalent en étant efficaces aussi bien pour des impressions en noir et blanc, que pour des copies couleurs et même des impressions photos.

Les plus : prix d'achat, polyvalence, compacte.

Les moins : prix des consommables, durée d'impression.

Imprimante laser

Les imprimantes laser

Elles sont plus chères à l'achat par rapport à une imprimante jet d'encre. Elles sont aussi plus volumineuses et encombrantes. Elles sont moins polyvalentes (notamment par rapport à l'impression en qualité photo), car elles n'acceptent pas les papiers épais. Elles fonctionnent avec un toner, qui est également plus cher que des cartouches d'encre, mais qui a une durée de vie beaucoup plus longue. Les imprimantes laser sont donc plus rentables sur le long terme.

Leur avantage réside dans leur utilisation au quotidien : les impressions sont plus rapides et plus silencieuses. Elles consomment cependant plus d'électricité, car elles ont besoin d'une ventilation permanente et d'une production de chaleur pour fixer le toner sur le papier. Le toner est une poudre pigmentée composée de plastique et de résine.

Les imprimantes laser sont généralement destinées à un usage intensif et sont idéales dans les structures professionnelles ou associatives.

Les plus : usage intensif, rentabilité sur le long terme, vitesse d'impression

Les moins : prix d'achat, taille volumineuse, plus de consommation électrique, consommables plus chers, moins de polyvalence

Il existe aussi d'autres types d'imprimantes réservées à des usages professionnels spécifiques, comme par exemple :

  • Les imprimantes à sublimation thermique destinées aux professionnels pour l'impression photo ;
  • Les photocopieuses tireuses de plan pour les documents grand format (format A1 notamment) destinées aux architectes et aux bureaux d'études.

Jet d'encre ou laser ? Comment choisir

Pour une utilisation domestique, ponctuelle et en faible volume, préférez une imprimante jet d'encre qui s'intégrera plus facilement dans votre environnement. Choisissez aussi une imprimante jet d'encre si vous souhaitez imprimer des photos.

Si vous recherchez une photocopieuse professionnelle, tournez-vous vers une imprimante laser qui supportera les volumes plus importants, de multiples utilisateurs et sera moins couteuse sur le long terme.

La résolution

La résolution est un critère majeur dans le choix d'une imprimante photocopieuse. Elle détermine la qualité de l'impression. Elle s'exprime en nombre de pixels par pouce et elle est indiquée en ppp ou en dpi. Dpi signifie dot per inch en anglais, ce qui signifie point par pouce. Plus cet indice est haut, plus l'imprimante réalise des impressions de qualité.

Pour obtenir une impression de bonne qualité, la résolution doit être d'au minimum 4 800 x 1 200 dpi. Si vous souhaitez imprimer des photos, mieux vaut une résolution de 5 760 x 1 440 dpi. Pour une imprimante multifonction, veillez également à vérifier la résolution du scanner qui doit être de 1 200 x 2 400 dpi pour numériser correctement vos documents. Les imprimantes laser ont généralement des résolutions plus basses, mais la qualité d'impression est nette.

Bon à savoir

La qualité de l'impression ne dépend pas seulement de la résolution, mais aussi de la qualité du papier, de l'encre utilisée, du logiciel d'impression, de la vitesse de connexion,  etc. C'est toutefois un critère de base.

La vitesse d'impression

Le descriptif des caractéristiques des modèles d'imprimantes mentionne une vitesse d'impression à la minute en qualité brouillon et en noir et blanc, c'est-à-dire de qualité médiocre. Même si cette indication est loin de la réalité en situation réelle d'une impression en qualité normale ou supérieure et en couleur, cette vitesse est cependant un bon moyen de comparaison entre les modèles d'une même marque. La comparaison est néanmoins moins fiable entre des marques différentes.

La vitesse d'impression est indiquée en nombre de pages par minute (ppm). Elle varie entre 1 ppm et 18 ppm et dépend du type d'imprimante (jet d'encre, laser...).

Bon à savoir

Il existe une norme afin de pouvoir comparer les vitesses d'impression en étant sûr que les fabricants prennent en compte les mêmes critères de calcul : la norme ISO 24734. La mention de cette norme n'est cependant pas obligatoire. Vous ne la retrouverez donc pas systématiquement sur tous les descriptifs.

L'alimentation du papier

Le type d'alimentation du papier interagit avec la vitesse d'impression. Certaines imprimantes font de l'impression en recto/verso, d'autres non. L'utilisateur doit alors procéder lui-même à l'alimentation des feuilles pour que l'impression se fasse au dos.

Si vous avez de gros volumes de documents à photocopier ou à scanner, optez pour un chargeur de documents : vous posez votre pile de feuilles et le chargeur alimente l'imprimante au fur et à mesure des impressions.

Le format du papier

Les imprimantes fonctionnent avec un format de papier A4, le format standard. Optez pour une imprimante A3, voire plus, si vous avez des besoins spécifiques de grand format. Ces modèles sont cependant moins courants sur le marché des imprimantes jet d'encre. Vous trouverez davantage de modèles parmi les imprimantes laser.

Comment choisir du papier pour imprimante ?

Un papier se caractérise par son format, mais aussi son grammage, exprimé en gramme par mètre carré (g/m²). En dessous de 80 g/m², le papier est très fin et supporte mal l'impression recto/verso. Le grammage le plus couramment utilisé est situé entre 80 et 100 g/m².

Les interfaces utilisateur

L'interface utilisateur correspond, en quelque sorte, à ce qui se trouve entre la machine et l'utilisateur. Les interfaces sont logicielles et matérielles.

Le logiciel et ses pilotes permettent d'utiliser les fonctionnalités de la machine seulement s'ils sont compatibles avec votre système d'exploitation : PC ou MAC.

L'interface matérielle correspond aux commandes présentes sur l'imprimante et qui lui permettent de fonctionner de manière autonome. Les imprimantes sont souvent munies d'un écran tactile qui permet de lancer une photocopie sans allumer l'ordinateur, par exemple. De nombreux modèles d'imprimantes possèdent aujourd'hui un écran LCD qui permet un accès facile à un grand nombre de fonctionnalités.

Connexions

Une imprimante peut se relier à un ordinateur avec un câble USB, à l'aide du réseau Wi-Fi ou par Bluetooth.

  • Grâce à un câble USB
    L'imprimante se branche facilement à l'ordinateur via un port USB. Le câble USB n'est généralement pas fourni avec les imprimantes.
  • Par le réseau Wi-Fi
    Les imprimantes proposent très souvent la connexion Wi-Fi, même les modèles bas de gamme. À noter qu'il est parfois nécessaire de faire une première connexion de l'imprimante à l'ordinateur via un câble USB avant de procéder à une connexion Wi-Fi.
  • Avec le Bluetooth
    Certains modèles d'imprimantes mobiles fonctionnant sur batterie se connectent à d'autres appareils sans fil et par Bluetooth.
  • Avec Ethernet
    De façon plus classique, on peut relier une imprimante de façon filaire au réseau.

Des applications permettent d'imprimer à distance à partir d'une tablette ou d'un smartphone : Airprint de Google, Google Cloud Print de Google, etc.

La fonction PictBridge est également très appréciée par les photographes, car elle permet d'imprimer directement à partir d'un appareil photo numérique connecté par Wi-Fi ou branché à la machine.

Certaines imprimantes sont munies d'un emplacement pour une carte mémoire. Il suffit d'y glisser votre carte pour pouvoir lancer une impression à partir de l'écran de commandes.

La mémoire

L'imprimante est équipée d'une capacité de mémoire pour y stocker les documents à imprimer. En fonction de l'importance de cette mémoire, les documents en attente d'impression seront plus complexes et plus nombreux. Si la mémoire est suffisante, il n'y a pas besoin d'attendre que l'imprimante se libère pour qu'elle accepte un nouveau document à prendre en charge, qui viendra se mettre en file d'attente.

La capacité mémoire d'une imprimante peut atteindre 1 Go. Les fabricants font en sorte qu'elle puisse être augmentée selon les besoins grâce à l'ajout de barrettes mémoire.

La mémoire de l'imprimante un critère utile à prendre en compte surtout en cas d'impression de documents très lourds, pour les professionnels.

Les fonctionnalités optionnelles

En fonction du logiciel et des fonctionnalités de l'imprimante, l'utilisateur bénéficie de certaines options comme l'imposition, par exemple, qui correspond à l'empagement. Ainsi, vous pourrez imprimer plusieurs pages de votre document sur une seule feuille en fonction des options d'imposition.

Cartouche d'encre imprimante bureau

Les consommables

Les consommables correspondent essentiellement aux cartouches ou au toner. La question est plus complexe lors de l'achat d'une imprimante jet d'encre couleur. En effet, les cartouches peuvent s'organiser de différentes manières.

Certains modèles sont équipés de deux cartouches : une cartouche de noir et une cartouche couleur réunissant les trois couleurs primaires (le bleu, le magenta et le jaune). Lorsqu'une couleur est vide, il faut changer l'ensemble de la cartouche couleur, même s'il reste de l'encre des autres couleurs.

D'autres modèles sont équipés de quatre cartouches : une cartouche de noir et une cartouche de chaque couleur : une jaune, une bleu et une magenta. Ainsi, quand une des couleurs vient à manquer, il suffit de changer uniquement la cartouche de cette couleur. Ce système est moins coûteux à l'usage.

Certaines imprimantes sont même pourvues de couleurs supplémentaires qui permettent des impressions avec des nuances et une palette de couleurs plus large. Pour des impressions photo, il est conseillé de choisir un modèle d'imprimante pourvu d'au moins six cartouches.

Au moment de l'achat, pensez à vous informer sur le prix des cartouches et optez pour des formats XL. L'objectif est de baisser au maximum le coût par page.

Les dimensions et le poids

Pour une imprimante domestique, mieux vaut prendre en compte son encombrement. Il existe de nombreux modèles compacts qui s'intègrent facilement sur un bureau.

Quel est le prix d'une imprimante photocopieuse ?

Il faut distinguer deux types de coûts : le coût de l'imprimante à l'achat et son coût de fonctionnement, c'est-à-dire le coût de l'impression d'une page.

Le prix d'une imprimante multifonction

Il existe de nombreux modèles qui diffèrent énormément les uns des autres, du fait de leurs fonctionnalités et de leurs performances.

On ne peut pas dire aussi simplement qu'une imprimante laser est plus chère qu'une imprimante jet d'encre. Elles répondent à différents besoins. Certes, un modèle bas de gamme sera plus cher en imprimante laser qu'en imprimante jet d'encre.

 

Entrée de gamme

Moyenne gamme

Haut de gamme

Imprimante laser noir et blanc

à partir de 90 €

de 200 à 400 €

plus de 400 €

Imprimante laser couleur

à partir de 150 €

de 200 à 450 €

plus de 650 €

Imprimante jet d'encre

à partir de 40 €

de 70 à 200 €

plus de 500 €

Le prix d'une imprimante photocopieuse professionnelle peut cependant grimper à 8 000 € en fonction des fonctionnalités : vitesse d'impression importante, grands formats d'impression sur papier, etc.

Le prix d'une page imprimée

Calculer le prix d'une page imprimée n'est pas simple, car il dépend de plusieurs critères. Il est facile prendre en compte le nombre de pages indiqué par le fabricant de cartouches ou de toner pour diviser le prix de ce consommable par le nombre de pages prévues.

Exemples de prix estimatifs

Une cartouche format XL noir pour imprimante jet d'encre de la marque HT est au prix de 39.90 € TTC. Le fabricant annonce un nombre total de 480 pages imprimées. Le coût d'une page imprimée est donc de 8 centimes.

Un toner noir de la marque HP annoncé au prix de 58.50 € TTC a une capacité d'impression de 1 000 pages. La page imprimée coûte 5 centimes.

Imprimante photo exemple

La location d'une imprimante photocopieuse

Si l'achat d'un photocopieur ne vous convient pas, sachez qu'il existe des possibilités de louer votre machine auprès de professionnels spécialisés. Selon votre situation, ils sont en mesure de vous fournir une offre de location adaptée à vos besoins.

Pourquoi louer une imprimante photocopieuse ?

Il faut savoir que l'achat d'un photocopieur est une opération globalement plus rentable que la location. Néanmoins, si vous avez des besoins ponctuels ou limités, louer une photocopieuse peut s'avérer une bonne solution.

Par exemple, la location sera avantageuse pour :

  • une entreprise qui n'a pas de budget à investir au départ dans un copieur professionnel ou si cet achat n'était pas prévu ;
  • une structure qui a un besoin lors d'un séminaire, d'un événement ;
  • une entreprise qui vit une période ponctuelle particulièrement chargée.

Les avantages de la location de photocopieuse

Louer un copieur professionnel entraîne des avantages indéniables.

  • Disposer d'un modèle avec les dernières technologies. En effet, les avancées technologiques sont rapides et les photocopieurs deviennent vite obsolètes au bout de quelques années. Choisir la location permet de pouvoir changer régulièrement de modèle de photocopieur.
  • Utiliser un photocopieur toujours en état de fonctionnement. La location est accompagnée d'un contrat de maintenance et d'entretien. En cas de problème, les interventions sont rapides sans risque de générer une perte d'exploitation.
  • Maitriser votre budget. Avec un contrat de location, les dépenses sont contrôlées.
  • Libérer du temps. La gestion du photocopieur est externalisée. Vous n'avez plus besoin de vous occuper de prévoir l'achat des consommables, les visites d'entretien, la gestion des pannes...
  • Diminuer vos frais. La location d'un photocopieur est une charge d'exploitation déductible. Elle vous permet de réduire l'impôt sur les sociétés.
  • Étaler les dépenses. Acheter une photocopieuse professionnelle est un investissement de départ. Miser sur la location permet d'éviter d'investir une somme importante dès le départ. Vous lissez ainsi vos dépenses dans le temps sans faire un investissement comptable. Vous gardez votre capacité d'endettement pour d'autres achats.
  • Tester des nouveaux modèles. Louer permet d'essayer des modèles de photocopieurs récents ou avec des technologies particulières avant de se décider à investir pour l'acheter.

Les inconvénients de la location de photocopieur

  • Louer est un engagement sur une durée. Les contrats de location engage les parties souvent sur une durée de 2, 3 ou 5 ans. Si vous vous désengagez pendant cette période, le coût de la durée restante est à votre charge.
  • Payer plus cher sur le long terme. La location est globalement moins rentable que l'achat d'un photocopieur.

Les types de contrats de location

La location de courte durée

Ce type de contrat convient à des besoins ponctuels, lors de l'organisation d'un événement particulier pour une entreprise, par exemple. La durée peut être à la semaine ou au mois.

La location longue durée

Les contrats de location longue durée, ou LDD, sont souscrit, la plupart du temps, pour 24 ou 60 mois.

La location avec option d'achat

L'entreprise peut décider d'acheter le photocopieur à la fin de la période de location. Ce type de contrat s'appelle également leasing ou crédit-bail, comme pour le secteur automobile. Il permet d'acquérir un photocopieur professionnel à moindre frais puisque les mensualités versées dans le cadre du contrat de location sont déduites du prix d'achat final.

location imprimante multifonction location

Comment louer une photocopieuse ?

Les sociétés de location de photocopieur fonctionne avec un forfait mensuel ou un tarif à la page consommée. Il convient donc de définir précisément vos besoins avant de souscrire un contrat. Vous pourrez ainsi déterminer les critères essentiels pour le contrat de location :

  • nombre de copies effectuées chaque mois
  • noir et blanc ou couleur
  • technologie analogique ou numérique
  • appareil multifonction
  • type de contrat (courte dure, longue durée ou avec option d'achat)

Les contrats abusifs et les pièges à éviter

Certaines sociétés sans scrupules usent de tous les stratagèmes possibles pour tenter d'arnaquer des entreprises. Les cibles sont souvent de petites ou moyennes structures.

Vérifier la durée du contrat

Certaines sociétés proposent des contrats de location de photocopieurs à des prix très intéressants en échange d'avantages pendant 21 mois alors que le contrat est signé pour 21 trimestres.

Se méfier des remplacements d'appareil

Il s'agit de la technique dite du "cascading". La société de location propose un remplacement d'un photocopieur et engage l'utilisateur avec un nouveau contrat à son insu, sans pour autant mettre fin au premier contrat signé. Le client se retrouve alors avec l'obligation d'honorer plusieurs contrats de location.

La charte EBEN

Pour combattre ces pratiques frauduleuses, la fédération EBEN (Entreprises du bureau et du numérique) a créé une charte dont les signataires s'engagent à respecter des bonnes pratiques. Veillez à sélectionner une société adhérente à cette charte EBEN.

Entretien d'une imprimante

Entretenir une imprimante photocopieuse

Comme tout appareil, une imprimante photocopieuse doit être entretenue pour avoir une durée de vie normale, éviter les pannes et fonctionner de manière optimale.

L'entretien préventif

L'entretien régulier, avec une vérification des pièces, doit être effectué par un technicien spécialisé. Il s'occupe de vérifier les réglages du matériel (consommables, qualité d'impression, etc.), remplacer les pièces usées et nettoyer la machine.

Il est possible de souscrire un contrat d'entretien qui comprend des visites régulières automatiques ou demander une visite d'entretien de manière ponctuelle.

L'assistance et la maintenance

Un contrat de maintenance permet de bénéficier d'une assistance en cas de panne et d'un dépannage en cas de besoin. Le remplacement du photocopieur est généralement compris dans un contrat de maintenance, ce qui permet d'éviter les conséquences d'une panne sur le fonctionnement de l'entreprise. Les contrats de maintenance intègrent aussi généralement la formation des utilisateurs.

Les réparations

Le diagnostic de la panne se fait d'abord par téléphone, puis un technicien se déplace le cas échéant. Lorsque cette intervention ne s'effectue pas dans le cadre d'un contrat de maintenance, la procédure de réparation est plus longue, car un devis doit être établi, accepté, signé puis renvoyé. Les travaux ne peuvent commencer que seulement ensuite. Les délais d'intervention sont moins longs si un contrat de maintenance a été préalablement signé.

Les imprimantes photocopieuses et la consommation de papier

Les échanges de données évoluent avec le temps et les besoins en reprographie ne sont plus les mêmes qu'il y a quelques années. Les entreprises rationalisent leurs coûts en privilégiant la circulation numérique des données. L'argument sécuritaire est également réel : un mail est aujourd'hui plus facile à sécuriser qu'un document papier contenant des données personnelles. C'est aussi une démarche écoresponsable où se pose la question de la consommation de papier et d'encre.

Quelques chiffres

Un salarié consomme en moyenne entre 70 et 85 kg de papier en une année (ce qui représente 3 ramettes par mois), selon les chiffres de l'ADEME. On estime que cette consommation de papier représente entre 10 000 € et 25 000 € pour une entreprise d'une centaine d'employés. Pire encore, les impressions inutiles couteraient 300 millions d'euros selon une étude du Syndicat National des supports d’Image et d’Information. En France, le papier représente à lui seul 75 % des déchets de bureaux.

Conseils pour limiter sa consommation de papier

Moins consommer de papier est une tendance générale tant pour des raisons écologiques qu'économiques. Le gain peut être rapidement considérable.

Il existe différentes solutions pour réduire sa consommation de papier.

Agir sur les habitudes
  • Imprimer systématiquement recto/verso
  • Utiliser le verso des documents déjà imprimés comme brouillon
  • Privilégier l'impression en noir et blanc
  • Imprimer 2 pages par recto et verso d'une feuille A4
  • N'imprimer que des documents corrigés et relus à l'écran
  • Recycler le papier jeté
  • Communiquer sur l'impact environnemental de la consommation de papier pour modifier les habitudes des employés de l'entreprise
Choisir son papier
  • Choisir un papier avec un grammage de 80 g/m²
  • Sélectionner un fournisseur de papier recyclé
Utiliser un logiciel de gestion d'impression
  • Opter pour un logiciel de contrôle de l'impression ou de print management peut aider considérablement à réduire la consommation de papier en entreprise. Il permet, entre autres, de suivre la consommation de papier et d'encre de chaque imprimante si la structure dispose d'un parc de machines. Il optimise les usages en contrôlant les impressions et en facilitant l'utilisation des imprimantes. Leur coût est très variable : de quelques dizaines d'euros à plusieurs milliers lorsqu'il s'agit d'une importante structure.

Les logiciels de gestion d'impression les plus courants sur le marché :

  • PaperCut, la référence et le leader du marché. Édité par une entreprise indépendante, il fonctionne avec toutes les marques d'imprimante photocopieuse. Le logiciel convient à tous les systèmes d'exploitation : Windows, MAC et Linux.
  • UniFLOW de Canon, qui fonctionne de manière optimale avec du matériel de la même marque. Il peut cependant s'adapter à d'autres marques. UniFLOW s'adapte aux environnements Windows et MAC.
  • Equitrac  de Kofax. Solution robuste souvent déployée dans les grandes structures. Equitrac s'adapte à tous les environnements.

Les principaux fournisseurs d'imprimantes pour entreprise

Le marché de l'impression est un secteur très concurrentiel et qui doit s'adapter aux nombreuses évolutions dans la manière de communiquer et sauvegarder les informations. Le développement du numérique fait sans cesse bouger les lignes et oblige les grandes marques d'imprimantes photocopieuses à se remettre sans cesse en question et à innover.

L'utilisateur qui souhaite acheter une imprimante photocopieuse a un vaste choix de modèles avec de nombreuses fonctionnalités répondant à des avancées technologiques toujours plus perfectionnées.

Marques

Infos

Liens

Logo Canon

Créée en 1937, la société japonaise Canon est un des leaders mondiaux dans le domaine des technologies et des services en gestion de l'image et du document.

Canon fournit des imprimantes polyvalentes multifonctions de bureau tout comme des imprimantes professionnelles.

Canon France

14 Rue Emile Borel

CS 28646

75809 PARIS CEDEX 17

Téléphone : 01 85 14 40 00

canon.fr

Logo Ricoh

Fondée en 1936, Ricoh est une société japonaise et l'une des plus grandes entreprises mondiales dans le domaine des technologies et de l'innovation comme support au développement des entreprises.

Les imprimantes Ricoh sont des produits professionnels.

Fellowes France

38 rue Jean Mermoz - Bat D

78605 Maisons Laffitte

Téléphone : 01 78 64 91 00

Contact par mail

fellowes.com/fr/

Logo Toshiba

Toshiba est un fabricant japonais de matériel électronique. Fondée en 1875, l'entreprise a été le premier fabricant japonais de matériel télégraphique.

 Toshiba produit des photocopieurs imprimantes professionnelles répondant à tous les besoins des entreprises.

HSM GmbH + Co. KG

Austraße 1-9

88699 Frickingen

Allemagne

info@hsm.eu

Téléphone : +33 472 210580

eu.hsm.eu/fr/

Logo Xerox

Entreprise américaine fondée en 1906, Xerox est à l'origine de l'invention de la première photocopieuse.

 Avec des imprimantes pour bureau à domicile, mais aussi des imprimantes professionnelles et des imprimantes multifonctions, Xerox s'adapte à tous les environnements.

Xerox France

33, rue des Vanesses

CS 30026 Villepinte

95926 Roissy Charles de Gaulle

Téléphone : 0 825 357 753

xerox.fr

Comparez les modèles de machine à affranchir