Même à l'heure du numérique, il reste un grand nombre de documents papier à gérer par les services d'une entreprise.
Ainsi, certains documents légaux comme des factures, des devis ou des contrats sont encore échangés sur support papier.
La gestion du courrier par une entreprise est donc un service essentiel à ne pas négliger.
La gestion du courrier en entreprise
Gérer le courrier en entreprise est une tâche indispensable. La personne en charge du courrier varie selon la taille de l'entreprise. Secrétaire ou agent d'accueil remplissent souvent ce rôle. Dans les grandes structures, il peut s'agir d'un service courrier. Le traitement performant du courrier est un facteur de productivité pour l'ensemble de l'entreprise.
Le traitement du courrier entrant s'organise autour de différentes missions :
- Le tri du courrier selon des consignes de priorité et selon le type (courrier, lettres recommandées, colis, publicités...)
- La distribution aux services et aux personnes concernées
- Le classement du courrier
Le courrier sortant est archivé et traité pour son envoi.
Les façons de réceptionner et d'envoyer le courrier se diversifient avec le numérique. Les documents et les informations arrivent à une entreprise sous différentes formes : courrier papier, mails, appels téléphoniques...
Le courrier papier et le courrier électronique doivent être traités aujourd'hui avec la même attention. Ainsi, la mise en place d'un système de gestion électronique est de plus en plus courant dans les entreprises.
Gérer le courrier électroniquement
La façon la plus évidente de traiter efficacement le courrier est la dématérialisation. En convertissant les documents papier au format électronique, le traitement du courrier entrant devient plus facile et plus rapide. Son archivage est également plus sûr.
Le traitement du courrier entrant est mieux suivi puisque les courriers ne peuvent plus se perdre dans les services. Différents intervenants peuvent effectuer leur partie de traitement rapidement et la communication est plus fluide.
En intégrant ainsi le courrier centrant dans un système de gestion électronique du courrier (GEC), le suivi est sûr et le traitement rapide. En mettant en place un système de signature électronique, les délais sont grandement raccourcis.
Affranchir le courrier en interne : les intérêts
Un système de mise sous pli automatique devient intéressant pour une entreprise dès le moment où elle envoie au moins 20 lettres par jour.
Certaines machines à affranchir sont directement connectées au système informatique de la Poste afin d'optimiser l'affranchissement de façon rapide. Une facture mensuelle est directement adressée à l'entreprise.
Externaliser le traitement du courrier
Confier le traitement du courrier est une décision importante pour une entreprise qui revêt un grand nombre d'avantages.
Concrètement, le courrier reçu est directement scanné et envoyé à son destinataire sous forme électronique. Celui-ci le traite sans manipuler de papier.
Les avantages
- Plus de pertes de courrier
- Optimisation du traitement
- Rapidité de traitement
- Création d'une charge de fonctionnement
- Suppression des manipulations papier
Les inconvénients
- Peur de perdre en confidentialité
- Impression de moins de maîtrise
- Nécessité de formaliser des consignes strictes
Envoyer du courrier en ligne
Pour les structures plus petites qui n'ont pas les moyens de mettre en place une gestion électronique du courrier, la Poste a mis en place la possibilité d'effectuer un grand nombre de démarches en ligne. Il est aujourd'hui possible d'envoyer un courrier en restant derrière son ordinateur.
En envoyant un courrier au format électronique, la Poste se charge de l'acheminer à son destinataire, au format papier. Ce service évite de se déplacer au bureau de Poste pour envoyer un recommandé par exemple.
Les solutions professionnelles en résumé
Plusieurs solutions sont accessibles aux entreprises en fonction de leurs besoins et de leurs objectifs :
- Mise en place d'une Gestion électronique de courrier (GEC) souvent associée à une gestion électronique des documents (GED)
- Souscription à un service de gestion du courrier en ligne en externalisant les processus
- Utilisation des services en ligne proposés par la Poste
- Investissement dans une machine d'affranchissement de mise sous pli
Focus sur le publipostage
L'essor du numérique permet aujourd'hui de gérer les opérations marketing avec plus de facilité. Des logiciels de publipostage permettent en effet de personnaliser les envois de lettre-type à but commercial.
En stockant des informations individuelles, il est possible de les intégrer dans les lettres-types et de les transformer ainsi en lettres personnalisées.
Pour aller plus loin
