Gérer un volume important de courrier au quotidien est très souvent fastidieux. Entre la pesée du pli, le calcul du tarif d'affranchissement, le collage des timbres et l'attente au bureau de poste, la perte de temps est considérable.
Les entreprises investissent très fréquemment dans une machine à affranchir pour réduire leurs coûts.
Ce guide complet sur la machine à affranchir vous explique ce que peut apporter une machine à affranchir à votre structure. Comment faire votre choix parmi les nombreux modèles existants ?
Vous saurez tout sur les différents types de machine, leur fonctionnement, leur prix, leur installation, leur entretien.
Qu'est-ce qu'une machine à affranchir ?
Une machine à affranchir est un outil de bureau qui permet des solutions d'affranchissement du courrier en entreprise. Elle se présente comme une machine plus ou moins volumineuse en fonction des modèles et de ses caractéristiques. Aujourd'hui, les machines à affranchir sont électroniques et connectées. Elles sont aussi parfois appelées affranchisseuse ou machine à timbres.
Une machine à affranchir pèse le courrier et imprime la taxe d'affranchissement correspondante sur une enveloppe ou sur une étiquette. L'impression de l'affranchissement remplace ainsi le traditionnel timbre. La machine est reliée aux services de La Poste afin de pouvoir calculer l'affranchissement selon les derniers tarifs postaux officiels.
Elle s'adresse aux entreprises, aux associations et aux collectivités gérant au moins cinq courriers par jour, ce qui représente un grand nombre de structures. Les machines à affranchir conviennent même aux petits besoins.
Qu'est-ce que l'affranchissement ?
L'affranchissement d'un courrier signifie qu'on s'est acquitté de la taxe correspondant à l'expédition du courrier par les services postaux. Il ne faut pas le confondre avec l'oblitération qui est un marquage par les services postaux pour matérialiser la prise en charge du courrier.
L'affranchissement effectué par une machine à affranchir se fait sous la forme d'une empreinte (appelée aussi EMA pour Empreinte de machine à affranchir) et doit respecter une norme avec :
Pourquoi utiliser une affranchisseuse ?
S'équiper d'une machine à affranchir dans une entreprise change complètement la gestion du courrier en allégeant et en facilitant les tâches courantes. Une affranchisseuse présente de nombreux avantages.
Gagner du temps
Le temps passé à gérer l'envoi du courrier est habituellement important.
Les tâches sont toujours les mêmes : peser le courrier, calculer le tarif nécessaire à l'affranchissement sans se tromper et en fonction des tarifs en cours à La Poste, coller les timbres et apporter enfin le courrier au bureau postal en supportant éventuellement les files d'attente pour affranchir le courrier si vous ne disposiez pas des timbres adéquats. Le temps passé est proportionnel au volume de courrier traité, mais cette tâche est très rapidement chronophage pour le secrétariat ou le service courrier de l'entreprise.
Une machine à affranchir permet de centraliser et d'automatiser l'ensemble des actions nécessaires à l'affranchissement : elle pèse et affranchi directement le courrier selon les tarifs à jour. Il ne reste plus qu'à déposer le courrier à La Poste ou de le faire relever, car vous pouvez aussi externaliser cette procédure.
Faciliter les tâches quotidiennes
En plus de faire gagner un temps précieux, les tâches à réaliser sont moins source d'erreur qu'avec un affranchissement manuel. De plus, vous n'avez plus ni à acheter de timbres ni à gérer votre stock interne en craignant la rupture qui arrive généralement toujours au plus mauvais moment.
La machine à affranchir étant reliée au réseau de La Poste, vous recevez une facture chaque mois avec le détails des volumes et des tarifs correspondants. Vous réglez donc vos frais d'affranchissement le mois suivant.
Réduire les coûts
Un des avantages d'une affranchisseuse est qu'elle pèse le courrier et l'affranchit au gramme près en choisissant l'affranchissement le plus adapté. Les économies annoncées peuvent aller jusqu'à 12 % des frais annuels.
La Poste propose également des tarifs avantageux pour les structures qui dépassent un certain volume (au-delà de 183 € par mois).
Le temps économisé dans la gestion du courrier est également un poste d'économie important pour l'entreprise.
Affranchir tous les types de courrier
Une machine à affranchir traite tous les types de courriers, même les colis. Vous pouvez envoyer aussi bien des lettres prioritaires que des courriers recommandés ou des colissimo. Tous les courriers expédiés par La Poste peuvent être pris en charge par une affranchisseuse.
Valoriser l'image de l'entreprise
En affranchissant le courrier en interne, il est possible d'apposer un logo ou une mention particulière. Certains modèles mémorisent même plusieurs empreintes pour choisir celle qui vous convient en fonction du moment : logo de l'entreprise, promotion, coordonnées...
Vous personnalisez ainsi votre courrier de manière très professionnelle, ce qui valorise l'image de votre entreprise. L'encre utilisée est de haute qualité et le rendu sur l'enveloppe est très propre, avec un séchage rapide. L'aspect est net et sans bavure. Affranchir vos courriers en interne vous permet d'afficher qualité et professionnalisme.
Gérer de gros volumes de courrier
Les machines à affranchir s'adaptent à tous les besoins, même les plus importants. Les entreprises ayant un très gros volume de courrier peuvent utiliser des affranchisseuses spécialement conçues pour. Certains modèles de machines à affranchir permettent d'affranchir jusqu'à 12 000 plis par heure.
Les types de machine à affranchir
Il existe trois types différents de machines à affranchir. Elles sont toutes homologuées par La Poste qui définit les normes de chaque modèle. Les types de machines se caractérisent en fonction du volume de courrier quotidien à affranchir.
Les tpMAC
Les tpMac, les très petites machines à affranchir, conviennent parfaitement aux structures qui envoient moins de 20 courriers par jour et dépensent un budget inférieur à 250 € par mois. Les tpMAC sont composées comme les grands modèles et permettent un affranchissement rapide, équivalent à une vingtaine de plis par minute. Par contre, les courriers de dimensions supérieures à 16 cm x 23 cm ne peuvent pas être affranchis avec une tpMAC.
Les pMAC
Les pMAC, les petites machines à affranchir, sont parfaites pour les entreprises ayant des besoins considérés comme moyens, c'est-à-dire gérant entre 30 et 200 courriers par jour.
Les MAI
Les MAI, les machines à affranchir intelligentes, conseillées à partir de 200 plis par jour et plus de 1 500 € de dépenses mensuelles en affranchissement. Certains modèles peuvent gérer jusqu'à plus de 12 000 plis par heure. Les MAI sont conçues pour assumer un gros rendement de courrier quotidien. Elles offrent de façon générale, plus d'options et de fonctionnalités que les modèles de tpMAC et de pMAC : personnalisation des textes, impression haute qualité, équipements supplémentaires...
Comment fonctionne une machine à affranchir ?
La machine à affranchir est connectée au réseau de La Poste afin de :
La procédure à suivre pour utiliser une machine à affranchir est très simple.
La pesée du courrier
Certains modèles intègrent un plateau de pesée intégré à l'appareil, d'autres ont une balance connectée. Il suffit d'y poser le courrier. Certaines machines à affranchir sont munies d'une balance différentielle qui permet de poser le courrier par pile entière pour gagner du temps.
L'impression
Il suffit de sélectionner les options d'envois sur l'écran tactile de l'appareil, selon votre courrier et votre besoin : lettre verte, lettre prioritaire, colissimo, etc. La machine calcule le tarif adéquat en fonction du poids du pli et de sa destination. Elle a en mémoire l'ensemble des tarifs postaux officiels, qui sont téléchargés en fonction des mises à jour.
La machine imprime alors un marquage sur une enveloppe ou une étiquette à coller, selon le tarif en vigueur. Il est possible d'apposer en même temps l'empreinte que vous avez éventuellement sélectionnée : logo, publicité...
Le dépôt du courrier
Vous devrez enfin déposer votre courrier dans une boite aux lettres classique si vous avez une tpMAC (sauf les recommandés et colissimo) ou au bureau de poste spécifié dans votre contrat.
Bon à savoir
Il est possible de créer plusieurs comptes d'utilisateur afin de suivre les consommations liées aux personnes ou aux services en charge de l'envoi de courrier.
Comment choisir une machine à affranchir ?
Avant tout, il est important de définir vos besoins :
Vous pourrez ainsi définir le type de machine à affranchir qui correspond le mieux à votre structure : tpMAC, pMAC ou MAI.
Le système de pesée
Choisissez de préférence une balance intégrée à la machine à affranchir pour bénéficier du calcul automatique de l'affranchissement.
La balance peut être différentielle, pour les envois de nombreux plis. Il suffit alors de poser la pile de courrier sur la balance : la machine calcule le poids de chaque pli au dur et à mesure que vous en retirez un. C'est une solution plus rapide que la pesée de chaque courrier les uns après les autres.
Les balances intégrées aux machines à affranchir n'ont pas toutes la même capacité et les mêmes dimensions du plateau de pesée. Veillez à sélectionner une balance avec un poids maximum qui convient à vos besoins et une précision au gramme près.
L'ergonomie
La machine à timbres doit être intuitive et facile à utiliser, de façon à ne pas produire d'erreur dans l'affranchissement. Elle doit être pratique pour s'intégrer aisément dans les processus de l'entreprise.
Les timbreuses automatiques sont souvent munies d'un écran tactile.
La gestion des comptes et le suivi
Selon les modèles, une timbreuse automatique gère un nombre plus ou moins important de comptes différents. Là encore, mieux vaut définir vos besoins en amont pour choisir le modèle qui vous convient. Combien de personnes doivent-elles affranchir le courrier de la structure ? Cette option est intéressante pour pouvoir calculer précisément la consommation et les habitudes de chaque service.
Certains modèles proposent même une connexion à un portail web pour gérer votre affranchissement et la consommation associée : statistiques, export de données...
Le marquage
Avant d'acheter une machine à affranchir, veillez à vérifier la qualité de l'impression. Le rendu doit être net et propre pour donner une impression de qualité et une bonne image de l'entreprise. Notez aussi le type d'encre et de cartouches utilisé.
Enfin, le nombre d'empreintes publicitaires (appelées aussi flammes publicitaires) doit correspondre à vos besoins.
Les accessoires
D'autres types de machine peuvent venir compléter une machine à affranchir afin d'offrir un maximum de services et automatiser encore davantage la gestion de votre courrier.
Les fournitures
Pour utiliser une machine à affranchir dans les meilleures conditions, certains consommables sont indispensables, dont notamment :
Ces fournitures sont disponibles auprès des prestataires spécialisés.
Achat ou location ?
Les machines à affranchir ne sont pas disponibles à la vente. Vous ne pouvez donc pas acheter votre machine, mais uniquement la louer. En France, 4 sociétés sont autorisées par La Poste à proposer des locations de machine à affranchir. Elles ont reçu un agrément de la part de La Poste et sont appelés des concessionnaires.
Vous devez donc contacter un de ces fournisseurs pour louer votre machine.
Le rôle d'un concessionnaire de machine à affranchir
Le concessionnaire est autorisé à vous louer un appareil et vous conseille dans le choix du modèle qui correspond à votre besoin. Selon la situation et surtout si vous avez sélectionné une MAI, le concessionnaire procède à l'installation de l'appareil dans vos locaux. Il intervient en cas de panne ou de problème et assure la maintenance.
Bon à savoir
Les sociétés autorisées à louer des machines à affranchir sont agrémentées par la CAMA, la Commission d'agrément des machines à affranchir.
Les machines sont homologuées par La Poste afin qu'elles soient conformes aux normes en vigueur. Par exemple, la connexion au système de gestion informatisé de La Poste est obligatoire pour que l'affranchissement soit exact.
Les contrats de location et de facturation de l'affranchissement
Vous devrez souscrire deux contrats différents.
Un contrat de location avec le concessionnaire
Le contrat de location de la machine à affranchir intègre la maintenance et l'assistance technique, ainsi que la mise à disposition de la machine (location mensuelle). La fourniture des consommables comme les cartouches d'encre peut être incluse ou vous pouvez choisir de les acquérir auprès d'un autre fournisseur.
Un contrat de location a une durée de 4 ans et est renouvelé par tacite reconduction. La résiliation est possible à la date anniversaire du contrat avec un préavis de 3 mois et le versement d'un dédommagement forfaitaire correspondant au montant de la location sur la période restant jusqu'à la date d'échéance du contrat.
Un contrat d'affranchissement avec La Poste
Chaque mois, La Poste vous facture :
Comment résilier le contrat de location d'une machine à affranchir ?
En respectant le préavis avant la date d'expiration du contrat, il faut :
Les tarifs pour envoyer un courrier avec une machine à affranchir
Envoyer des plis avec une machine à affranchir permet de bénéficier de tarifs préférentiels de la part de La Poste, déterminés en fonction du volume de courrier traité. De plus, les tarifs appliqués tiennent compte d'une tranche de poids supplémentaire (de 20 à 50 g) qui a disparu pour les particuliers, ce qui permet de réaliser des économies substantielles.
Vous trouverez ci-dessous l'ensemble des tarifs 2022 pour les machines à affranchir.
Poids du courrier jusqu'à... | Tarif Lettre Prioritaire | Tarifs Lettre Verte | Tarifs Écopli |
|---|---|---|---|
20 g | 1.24 € | 0.93 € | 0.89 € |
50 g | 1.53 € | 1.39 € | |
100 g | 2.77 € | 2.24 € | 1.82 € |
250 g | 3.74 € | 3.35 € | |
500 g |
6.74 € | 5.08 € | - |
1 kg |
8.52 € | 6.55 € | - |
2 kg | 10.62 € | 8.30 € | - |
3 kg | 11.10 € | 9.17 € | - |
Lorsque les envois ont lieu en nombre conséquent, La Poste applique des tarifs préférentiels sous contrat. Il faut un minimum de 400 plis par mois.
Le tableau ci-dessous détaille les tarifs sous contrat avec La Poste selon le volume de courrier affranchi.
Poids du courrier jusqu'à... | Tarif Lettre Prioritaire | Tarifs Lettre Verte | Tarifs Écopli |
|---|---|---|---|
35 g | 0.85 € | 0.70 € | 0.64 € |
250 g | 0.79 € par lettre + 12.49 € par kilo | 0.64 € par lettre + 10.29 € par kilo | 0.52 € par lettre + 5.48 € par kilo |
Combien coûte une machine à affranchir ?
La location d'une machine à affranchir intègre différentes dépenses :
Synthèse des tarifs d'affranchissement appliqués aux machines à affranchir :
Types de dépense | Coût mensuel HT |
|---|---|
Location de la machine à affranchir | De 18 à 250 € |
Frais de gestion | 3.70 € |
Frais d'affranchissement | Variable |
Bloc publicitaire | Variable |
Consommables : cartouches, étiquettes, enveloppes | Variable |
Bon à savoir
La Poste peut vous demander de verser un dépôt de garantie correspondant à deux mois de votre consommation prévisionnelle. La somme sera récupérée à la fin du contrat de location.
Exemple de dépenses mensuelles pour l'envoi de 200 courriers en lettre Verte par mois avec une pMAC.
Types de dépense | Coût mensuel HT |
|---|---|
Location de la pMAC | 45 € |
Frais de gestion de La Poste | 3.70 € |
Frais d'affranchissement pour 200 plis de moins de 20 g en Lettre Verte | 0.93 € x 200 = 186 € |
Encre pour 200 plis | 11 € 6 € |
Total mensuel | 251.70 € |
Comment installer une machine à affranchir en entreprise ?
Lorsque vous signez un contrat de location avec un concessionnaire de machine à affranchir, on vous remet une autorisation d'installation délivrée par le service Administration des ventes (ADV) de La Poste. Ce document est indispensable pour pouvoir procéder à l'installation de la machine.
Vous pouvez installer vous-même votre appareil si vous avez opté pour une tpMAC et certains modèles de pMAC. Pour une MAI, il est néanmoins obligatoire de faire appel à un installateur commissionné par le concessionnaire.
Il est important de réfléchir au lieu d'installation de votre machine à affranchir. Elle doit se trouver dans un endroit facile d'accès et son emplacement doit la rendre facile à utiliser.
Dans un coin de pièce, derrière un bureau et des cartons, c'est à oublier ! Plus votre machine à affranchir sera utilisée, plus vous ferez des économies.
Certains fournisseurs de machines à affranchir, Quadient par exemple, proposent des prestations complètes d'expertise en aménagement. L'analyse de votre organisation et de vos meubles existants leur permet de proposer une intégration complète de votre machine avec du mobilier sur-mesure.
Comment entretenir une machine à affranchir ?
L'entretien est assuré par le concessionnaire par le biais de votre contrat de location. Vous pouvez néanmoins dépoussiérer votre machine régulièrement.
Référez-vous à votre contrat de location avec votre concessionnaire afin de connaître les tâches que vous pouvez, devez ou ne devez pas accomplir vous-même : nettoyage des buses d'impression, mise à jour logicielle, dépoussiérage des parties inaccessibles, etc.
En cas de problème, il convient de contacter le service maintenance de votre concessionnaire. L'entretien et la maintenance de votre machine à affranchir s'effectuent en ligne la plupart du temps : on parle de télémaintenance, de télédiagnostic ou encore de téléassitance.
Fournisseurs de machines à affranchir
Seules 4 sociétés sont habilitées par La Poste à fournir des machines à affranchir en location.
Frama-Doc’Up
20 rue d'Arras
92000 Nanterre
Téléphone : 0 825 825 41 (0.15 euros / min + prix appel)
Mail : contact@doc-up.fr
Site web : doc-up.fr
Consultez notre page dédiée à Frama Doc'Up.
Doc'Up (anciennement Frama) est un groupe suisse fondé en 2002 et composé d'une cinquantaine de collaborateurs. Doc'Up est spécialisé dans les solutions de traitement du courrier. Ses produits sont réputés fiables et de qualité. Le groupe revendique 8 000 clients.
Frama Doc'Up commercialise 6 modèles de machines à affranchir dont 3 sont conformes à la norme tpMAC et 3 autres à la norme MAI. La gamme de machines répond aux multiples besoins des entreprises : rendement jusqu'à 5100 plis à l'heure, écran tactile, pilotage à partir d'un PC, portée de balance jusqu'à 7 kg, gestion jusqu'à 250 comptes, paramétrage, économies d'énergie avec le Label Energy Star...
FrancoTyp-Postalia
Francotyp-Postalia France
14 rue d'Arras
92000 Nanterre
01 56 30 10 90
info@francotyp.fr
Site web : fp-francotyp.fr
Consultez notre page dédiée à Francotyp Postalia
Francotyp Postalia est un groupe allemand qui a été créé en 1923. Francotyp Postalia propose des solutions pour la sécurisation du courrier et de la communication numérique. Il est présent à l'international avec 12 % du marché mondial des systèmes d'affranchissement et est leader en Allemagne et en Autriche. Son chiffre d'affaires est de plus de 200 millions d'euros en 2018.
Avec des tpMAC et des MAI, Francotyp Postalia propose des solutions à tous les profils d'entreprise : des petites structures qui affranchissent 20 courriers par jour et qui veulent soigner leur communication aux grandes entreprises exigeant un affranchissement rapide pour un gros volume de courrier.
Quadient
Quadient France
42-46 Avenue Aristide Briand
92220 BAGNEUX
Téléphone : 0 892 89 21 11 (0.40 euros /min + prix appel)
Site web : quadient.com/fr-FR
Consultez notre page dédiée à Quadient
Néopost a été fondé en 1924 au Royaume-Uni, puis devient une société française en 1929 en intégrant la Société des Machines Havas, la SMH. Neopost a fusionné avec l'ancien concessionnaire de machine à affranchir Satas en 2011. En février 2020, Néopost devient Quadient. La société réunit plus de 700 collaborateurs, touche 143 000 clients en France et a généré 34 millions d'euros de chiffres d'affaires en 2019. Quadient est le leader européen des solutions de gestion de courrier.
La gamme de machines à affranchir proposée par Quadient est large et répond à tous les besoins, quel que soit le volume de courrier à affranchir au quotidien. Les machines les plus perfectionnées traitent d'importants volumes, pouvant aller jusqu'à 200 plis par minute.
Pitney Bowes
Pitney Bowes France
Immeuble Le Triangle
9 rue Paul Lafargue
93456 La Plaine Saint Denis Cedex
Téléphone : 0 825 850 825 (Numéro Indigo au prix de 0,15 € TTC / min)
Service disponible du lundi au vendredi de 8 h 30 à 17 h 30
Site web : pitneybowes.com/fr
Consultez notre page dédiée à Pitney Bowes
C'est en 1920 qu'aux États-Unis, Arthur Pitney et Walter Bowes inventent la machine à affranchir et fondent leur entreprise. Pitney Bowes est aujourd'hui le leader mondial dans les solutions de traitement de courrier. La large gamme de machines à affranchir Pitney Bowes s'adapte à tous les volumes de courriers. Certains modèles sont capables de traiter jusqu'à 12 000 plis par heure.
Pitney Bowes réunit 11 000 collaborateurs dans le monde entier. 750 000 entreprises lui font confiance pour leurs solutions d'automatisation des tâches liées au courrier.
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